En el presente artículo introduciremos el Kanban, herramienta(1) del LEAN MANAGEMENT que tiene como objetivo principal conseguir la comunicación directa de órdenes entre operaciones dentro de un proceso.
Kanban, término japonés que se traduce como señal, bandera o tarjeta en español o sign en inglés, corresponde a una orden visual que indica la necesidad de realizar una operación, normalmente asimilada a la gestión de materiales.
La aplicación de la herramienta Kanban permite una simplificación en la comunicación, transformando en señales visuales la información entre las diferentes operativas de una organización. El principal beneficio que conlleva la utilización del Kanban, es la inmediatez con la que dichas señales se transmiten, evitando de esta manera el exceso de tiempo que una organización emplea para la gestión de la información y permitiendo adaptarse instantáneamente a las necesidades del cliente externo e interno.
A diferencia de otras herramientas(1) Lean, cuya implantación va enfocada a la resolución de problemáticas concretas, la aplicación del Kanban, generalmente va ligada a la implantación de otras herramientas LEAN, como son por ejemplo las 5S(2) y el Pull Flow System(3).
En el primer caso, la aplicación de las 5S(2), cuyo principal objetivo es el orden y limpieza en el lugar de trabajo, conlleva en muchas ocasiones la definición del stock de materia prima, producto acabado o material auxiliar que se debe acumular a pie de línea. En este caso la herramienta Kanban permite la gestión visual del stock necesario y la gestión del reaprovisionamiento.
En el caso del Sistema de Producción Pull(3), las señales Kanban actúan como órdenes de fabricación, generadas en el momento del consumo de una cantidad determinada de una referencia, enviando una señal al proceso correspondiente para su reposición.
La señal Kanban se traduce habitualmente en el gemba en diferentes formas:
- Tarjetas: Una tarjeta indica el producto y la cantidad a producir o reaprovisionar.
- Máximo/mínimo: Una gestión visual del máximo y mínimo indica el punto de reposición y la cantidad.
- Caja llena/caja vacía: La caja vacía es la orden que indica la necesidad de reposición a las líneas de producción.
- Electrónico: Actúa igual que el sistema de máximos y mínimos pero gestionado informáticamente.
A su vez podríamos diferenciar entre Kanban físico (caja llena/caja vacía) y Kanban lógico (tarjeta, Máximo/mínino, electrónico).
También se puede diferenciar en las siguientes tipologías de Kanban en función de su utilización:
a) Kanban de producción:
La función del Kanban de producción, es informar al proceso precedente (aguas arriba), de que producto y en que cantidad se requiere en el proceso siguiente (aguas abajo).
Las ventajas de un sistema de producción gestionado por Kanban son las siguientes:
- Flujo tenso de materiales: La producción se lleva a cabo en función de la demanda del cliente interno o externo. La información del cliente se transmite directamente por la planta a medida que el producto es requerido. El ritmo del consumo del cliente es lo que marca el ritmo de producción.
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Gestión descentralizada: la planificación diaria de la producción la realiza el operario de línea en función del pedido logístico. En efecto, para aquellas referencias estándares, la planificación de las cuales no sufre variaciones, se planifica mediante el sistema Kanban.
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Reducción del stock de forma progresiva: Los problemas derivados de sobreproducción se eliminan y sólo se dispone del stock necesario, para el consumo por parte del cliente interno o externo.
Para usar la metodología Kanban de forma efectiva se deben asegurar los siguientes puntos:
- Los procesos consumidores consumen las cantidades o múltiples de las cantidades especificadas en las tarjetas o señales Kanban.
- Los procesos aprovisionadores producen en las cantidades y secuencias que especifican las señales Kanban.
- No se mueven ni se producen productos si no se genera una señal Kanban.
- Todos los componentes siempre tienen una señal Kanban asignada.
- No se envían a procesos posteriores, productos defectuosos o bien cantidades incorrectas
- El número de tarjetas Kanban se reduce progresivamente para reducir inventarios y sacar a la luz problemas.
La herramienta Kanban a menudo va ligada al concepto de Supermercado(3). Un Supermercado(3) es la definición de un stock al final de un proceso, que actúa como elemento de engranaje entre el ritmo de consumo del cliente interno o externo y el propio de la planta o línea de producción. De manera que el consumo de material del Supermercado(3), genera un orden de producción al proceso aguas arriba, para que produzca la referencia en la cantidad consumida.
La utilidad que puede suponer la utilización de una herramienta(1) como el Kanban, y en efecto, un supermercado, es la planificación en vivo en base al consumo real del cliente interno o externo, y no en base a la planificación de la producción que realice el departamento correspondiente, evitando periodos en que las líneas de producción estén produciendo referencias que no se requieran. En definitiva, se está planificando y produciendo constantemente, lo que se está consumiendo. Por ejemplo, la generación de órdenes de fabricación mediante señales Kanban, de aquellas referencias de las cuales el cliente está demandando en mayor medida de lo habitual, evita la rotura de stocks debido a la poca capacidad de reacción que suponen los elevados plazos de planificación.
A nivel cualitativo, la utilización del Kanban permite al personal de producción asumir mayor responsabilidad, ya que es el mismo operario quien decide de forma visual y según los parámetros definidos, lo que se debe producir en base a las necesidades de la demanda. El operario percibe la evolución comercial de la compañía viendo realmente qué es lo que se debe producir resultado de la demanda REAL de los clientes. Dichos aspectos favorecen la motivación y la implicación del personal.
b) Kanban de movimiento:
Autoriza el movimiento de componentes entre diferentes procesos. Esta tipología de Kanban, gestiona las cantidades y las frecuencias con las que el material debe ser transportado entre los diferentes puntos de la cadena de valor que lo requieran dentro de una organización, como pueden ser, las líneas de producción, los diferentes almacenes o muelles de expedición.
En muchas ocasiones, una señal Kanban correspondiente a una caja vacía, indica que se ha consumido materia prima en las líneas de producción. Esta misma caja, que contiene información del material y la cantidad que se ha consumido, es la orden para volver a aprovisionar las líneas, de manera que se establece un bucle reducido de cajas llenas y vacías, que permite dotar a los puntos de producción, del material mínimo necesario en el embalaje adecuado para que la generación de valor no se interrumpa por la excesiva gestión de materiales. Así mismo, una marca de palet en el suelo a pie de máquina, indica que cuando esté vacía, se debe reaprovisionar materia prima, evitando la acumulación de material en las zonas productivas o la falta de material con la consecuente parada de línea.
Asociado con esta tipología de Kanban de movimiento, aparece en muchas ocasiones la necesidad de aumentar la frecuencia de movimientos del personal encargado de reaprovisionar material a las zonas de producción, controlado mediante Kanbans. Los beneficios del aumento de frecuencia de aprovisionamiento, son la anticipación a posibles problemáticas en las líneas de producción, la reducción del stock y la liberación de espacio a pie de línea, entre otras.
En otros procesos como las compras a proveedores externos o internos, la utilización de tarjetas que se generan a medida que se consume materia prima y se acumulan hasta determinar el tamaño de lote de compra, permiten hacer un seguimiento real del consumo de material y evitar así las roturas de stock que se dan cuando el sistema informático no refleja fielmente el estado real de los stocks, o bien aquellos materiales secundarios o auxiliares de los cuales no se controla un stock informático.
La aplicación de esta herramienta no es únicamente aplicable a nivel de producción, sino también en procesos administrativos o en oficinas. Por ejemplo, definiendo una señal que genere un pedido de compras cuando queden determinados cartuchos de la impresora, que permita asumir el plazo de entrega del proveedor.
Actualmente, los sistemas informáticos, permiten la gestión informática de los niveles de stock estableciendo un proceso similar a la utilización del Kanban. A pesar de ello, y basándonos en nuestra experiencia en empresas de diferentes sectores, son los procesos y operativas de las organizaciones los que no soportan el trabajar de la forma expuesta en el presente artículo. Por nuestra parte, recomendamos realizar la mejora de procesos aplicando las técnicas y herramientas(1) del Lean Management, antes de ligarse a una operativa informática, que a priori debería solucionar todas las problemáticas de la organización.
Referencias y Bibliografía
(1) Lean Managament MC Aplicada en Industrias Gráficas - Herramientas del Lean Management
(2) Lean Managament MC Aplicada en Industrias Gráficas - 5S Mejora de la organización del lugar de trabajo
(3) Lean Managament MC Aplicada en Industrias Gráficas - Pull Flow System
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